QUY ĐỊNH

ĐÓN TIẾP KHÁCH CỦA CƠ QUAN TỔNG CÔNG TY (CQ TCTy)
MÁY ĐỘNG LỰC & MÁY NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM (CÔNG TY MẸ)

Chương 1

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Quy định này quy định nguyên tắc, trình tự và trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân thuộc CQ TCTy trong việc đón tiếp khách của TCTy.

2. Quy định này áp dụng đối với toàn thể CBCNV CQ TCTy có liên quan đến việc đón tiếp khách đến thăm, làm việc với TCTy.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong quy định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. “Lãnh đạo TCTy” là Thành viên HĐTV, Tổng giám đốc và các Phó Tổng giám đốc.

2. “Lãnh đạo các Phòng Ban”  là Trưởng, Phó các Phòng Ban chức năng khối CQ TCTy.

3. “Phòng Ban chủ trì” là Phòng Ban trong CQ TCTy được giao chịu trách nhiệm chính trong một cuộc đón tiếp khách của TCTy.

4. “Khách” là người nước ngoài hoặc người Việt Nam, với tư cách cá nhân hoặc đại diện cho cơ quan, tổ chức đến thăm và làm việc với TCTy.

Điều 3. Nguyên tắc đón tiếp khách

1. Khách đến làm việc đều phải đăng ký trước lịch làm việc trừ lãnh đạo Bộ và lãnh đạo Nhà nước đến làm việc theo nội dung đột xuất.

2. Tuân thủ các nguyên tắc ngoại giao, luật pháp, tập quán quốc tế, trong đó, đặc biệt chú trọng nguyên tắc tôn trọng, bình đẳng, có đi có lại để tổ chức đón tiếp với mức độ và hình thức phù hợp.

3. Tuân thủ Quy chế làm việc của TCTy, đảm bảo văn hóa công sở và tôn trọng phong tục tập quán Việt Nam.

4. Mọi công việc lễ tân, hậu cần phục vụ cho việc đón tiếp khách phải được chuẩn bị chu đáo, văn minh, lịch sự.

Điều 4. Kinh phí cho việc đón tiếp khách

Mọi khoản chi tiêu, tiếp khách đến làm việc phải theo đúng chế độ, tiêu chuẩn quy định và thực hiện theo quy định tại Thông tư số 57/2007/TT-BTC ngày 11 tháng 6 năm 2007 quy định chế độ chi tiêu đón tiếp khách nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam, chi tiêu tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam và chi tiêu tiếp khách trong nước.

Chương 2

TỔ CHỨC ĐÓN VÀ TIẾP KHÁCH

Điều 5. Tiếp khách trong nước

Các cuộc tiếp khách trong nước quy định tại Quy định này bao gồm:

1. Lãnh đạo TCTy tiếp khách là lãnh đạo từ cấp Vụ trở lên của các cơ quan Đảng và Nhà nước, của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, lãnh đạo các Tỉnh, Thành; lãnh đạo các tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương và các chức danh tương đương; các đoàn đại biểu hoặc khách mời khác đến thăm và làm việc tại TCTy theo chương trình làm việc của Lãnh đạo TCTy. Tiếp và làm việc với lãnh đạo các đơn vị thành viên theo nội dung đăng ký.

 2. Lãnh đạo các Phòng Ban tiếp và làm việc với lãnh đạo các đơn vị thành viên, các tổ chức chính trị, xã hội, đơn vị đối tác và chức danh tương đương về các nội dung thuộc thẩm quyền giải quyết của đơn vị,  hoặc theo yêu cầu của Lãnh đạo TCTy.

Điều 6. Tiếp khách nước ngoài

Các cuộc tiếp khách nước ngoài quy định tại Quy định này bao gồm:

1. Lãnh đạo TCTy tiếp khách nước ngoài theo lời mời của Lãnh đạo TCTy hoặc theo đề nghị của khách đã được Lãnh đạo TCTy đồng ý, khách nước ngoài đến TCTy để hợp tác đầu tư; định hướng chiến lược hoặc theo đề nghị của các Phòng Ban khối CQ TCTy.

2. Lãnh đạo các Phòng Ban tổ chức tiếp và làm việc với khách nước ngoài theo nhiệm vụ được Lãnh đạo TCTy giao trong phạm vi công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ thẩm quyền của Phòng Ban.

Điều 7. Chuẩn bị đón tiếp khách

1. Căn cứ nội dung, yêu cầu của từng cuộc đón tiếp khách, Lãnh đạo TCTy phân công cụ thể một Phòng Ban chủ trì cho từng cuộc đón tiếp khách.

2. Phòng Ban chủ trì có trách nhiệm xác định rõ mục đích, nội dung, thành phần, cấp bậc và tầm quan trọng của cuộc đón tiếp; phối hợp với các bộ phận liên quan (nếu có) xây dựng chương trình, nội dung và phương án đón tiếp. Kế hoạch phải rõ ràng, chi tiết và có sự phân công trách nhiệm cụ thể cho từng bộ phận liên quan.

3. Đối với các vấn đề liên quan đến công tác lễ tân, hậu cần và kinh phí, Phòng Ban chủ trì có trách nhiệm trao đổi thống nhất với Văn phòng Tổng hợp.

Điều 8. Trang phục, lễ phục đón tiếp khách

Khi thực hiện nhiệm vụ đón tiếp khách, cán bộ, công chức phải sử dụng trang phục gọn gàng, lịch sự, phù hợp với tính chất, nội dung buổi đón tiếp. Cán bộ, công chức không được tham gia tiếp khách nếu không đảm bảo yêu cầu về trang phục.

Điều 9. Tổ chức đón khách

1. Thực hiện các hình thức đón tiếp phù hợp với từng hoạt động cụ thể của từng đoàn theo đúng nghi thức và các quy định về lễ tân.

2. Trường hợp đón khách tại sân bay, Phòng Ban chủ trì có trách nhiệm phối hợp với Văn phòng Tổng hợp xây dựng kế hoạch đón tiếp tại sân bay, trong đó xác định rõ thành phần đón đoàn, thời gian, kịch bản, phương tiện, trang phục đúng quy định tại Điều 8 Quy chế này.

3. Đón khách tại Trụ sở CQ TCTy:

a) Phòng Ban chủ trì có trách nhiệm phân công người đón và hướng dẫn khách đến địa điểm tiếp, làm việc.

b) Người được phân công đón khách phải có mặt trước giờ hẹn tối thiểu 10 phút với trang phục theo đúng quy định tại Điều 8 Quy định này.

Điều 10. Tiếp và làm việc với khách

1. Các đơn vị được giao nhiệm vụ tiếp và làm việc với khách phải có mặt trước giờ tiếp 10 phút để chuẩn bị và đón khách đến thăm, làm việc.

2. Phòng Ban chủ trì có trách nhiệm chuẩn bị kỹ nội dung làm việc trước khi tiếp khách. Nội dung trao đổi phải có trọng tâm, ngắn gọn, rõ ràng.

3. Việc tiếp khách phải chu đáo, văn minh, lịch sự theo đúng nghi thức lễ tân đồng thời phù hợp với tập quán của Việt Nam.

Điều 11. Ghi biên bản

1. Các cuộc tiếp khách và làm việc quan trọng, mang tính định hướng chiến lược đều phải được ghi biên bản.

2. Phòng Ban chủ trì chịu trách nhiệm ghi biên bản.

Chương 3

TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC ĐƠN VỊ

Điều 12. Trách nhiệm của Văn phòng Tổng hợp.

1. Chủ trì hoặc phối hợp với Phòng Ban chủ trì lập kế hoạch, chương trình đón tiếp khách trong nước và nước ngoài trình Lãnh đạo TCTy phê duyệt.

2. Thực hiện các công việc về lễ tân, hậu cần trong việc phục vụ đón tiếp khách.

3. Thông báo cho các đơn vị được phân công chuẩn bị và đôn đốc các đơn vị được phân công thực hiện.

4. Mời các đơn vị liên quan tham dự, ghi danh sách đại biểu; phát tài liệu.

5. Quản lý, kiểm tra, giám sát, xây dựng chi tiết và tổng thể dự toán nguồn kinh phí phục vụ đoàn theo đúng quy định chi tiêu của Bộ Tài chính.

6. Ký hợp đồng các dịch vụ phục vụ các đoàn khách trong nước và nước ngoài đến thăm và làm việc với TCTy trên cơ sở bàn bạc và tham khảo các đề xuất, yêu cầu, kiến nghị của các đơn vị liên quan đến sự kiện theo hướng tiết kiệm nhất.

7. Đảm nhiệm các công việc liên quan đến việc đón khách, bao gồm: lệ phí, hộ chiếu, visa, đón tiễn, ăn ở, đi lại, chiêu đãi, tặng phẩm… cho đoàn.

8. Phân công các CBCNV trong Văn phòng Tổng hợp thực hiện các công việc liên quan đến đón tiếp khách trong nước và nước ngoài đến thăm, làm việc với TCTy theo đúng chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền đã quy định.

Điều 13. Trách nhiệm của các Phòng Ban khối CQ TCTy.

1. Khi được giao làm đơn vị chủ trì trong một cuộc tiếp khách, Phòng Ban có trách nhiệm:

a) Báo cáo Lãnh đạo TCTy được phân công tiếp khách ít nhất ba (03) ngày làm việc trước khi tiếp.

b) Tham gia đón tiếp và làm việc với các đoàn khách nước ngoài theo yêu cầu của Lãnh đạo TCTy hoặc theo đề nghị của khách đã được Lãnh đạo TCTy đồng ý; ghi chép đầy đủ nội dung làm việc, hội đàm, thỏa thuận, thành phần đoàn, cấp bậc, để báo cáo Lãnh đạo TCTy và lưu hồ sơ.

2. Trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của đơn vị được Lãnh đạo TCTy giao, các Phòng Ban trong TCTy trực tiếp làm việc với khách trong nước và nước ngoài.

3. Phối hợp với khách  thống nhất mục đích, yêu cầu, thành phần, tầm quan trọng của chuyến viếng thăm và làm việc của đoàn, chương trình làm việc và những nội dung cần trao đổi, thỏa thuận.

4. Định kì có trách nhiệm báo cáo kết quả các chương trình làm việc với khách gửi Lãnh đạo TCTy.

Chương 4

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 14. Tổ chức thực hiện

1. Văn phòng Tổng hợp chủ trì, phối hợp với các Phòng Ban khối CQ TCTy chịu trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện Quy định này trong CQ TCTy.

2. Lãnh đạo các Phòng Ban có trách nhiệm phổ biến quán triệt đến cán bộ, công chức trong Phòng Ban mình nghiêm túc thực hiện Quy định này.

3. Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc các đơn vị, cá nhân kịp thời phản ánh về Văn phòng Tổng hợp để báo cáo Lãnh đạo TCTy quyết định bổ sung, sửa đổi.