QUY ĐỊNH

Tiếp nhận, xử lý, ban hành và lưu trữ văn bản của Tổng công ty

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi  và Đối tượng áp dụng

Quy định này áp dụng đối với Công ty TNHH MTV  Tổng công ty Máy động lực và Máy nông nghiệp Việt Nam(sau đây gọi chung là Tổng công ty) và các Công ty con, đơn vị thành viên Tổng công ty( đơn vị thành viên Tổng công ty)

Quy định này quy định về nguyên tắc, trình tự, thủ tục việc soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động và việc quản lý, sử dụng con dấu trong công tác văn thư.  Quy định này quy định quy trình và trách nhiệm của đơn vị, cá nhân trong việc tiếp nhận, xử lý văn bản, thông tin đến; soạn thảo, góp ý kiến, trình ký, ký phát hành, quản lý và lưu trữ văn bản của các đơn vị Tổng công ty và Tổng công ty.

Điều 2.  Giải thích từ ngữ

Một số từ ngữ trong văn bản này được hiểu như sau:

1. Văn bản đến là văn bản, tài liệu, đơn, thư nhận được.

2. Văn bản đi là văn bản, tài liệu, thư gửi đi.

3. Thông tin là những tin tức được chuyển tải bằng Fax, E-mail, truyền qua mạng, điện thoại, truyền miệng, vật mang tin.

4. Hồ sơ công việc là  tập các văn bản có liên quan với nhau trong suốt quá trình kể từ khi bắt đầu đến khi kết thúc, được sắp xếp theo trình tự thời gian.

Điều 3. Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư

1. Lãnh đạo Tổng công ty, Lãnh đạo các đơn vị thành viên Tổng công ty thống nhất quản lý công tác văn thư, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư của Tổng công ty, các đơn vị thành viên Tổng công ty.

2. Chánh Văn phòng Tổng hợp có trách nhiệm giúp Lãnh đạo Tổng công ty chỉ đạo công tác văn thư tại cơ quan Tổng công ty.

3. Lãnh đạo các phòng có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện công tác văn thư tại đơn vị mình.

4. Mọi cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư phải thực hiện nghiêm chỉnh quy chế này và quy định khác của pháp luật về công tác văn thư.

Điều 4. Tổ chức, nhiệm vụ của văn thư cơ quan Tổng công ty

Văn phòng Tổng hợp là đơn vị đầu mối tiếp nhận, giải quyết công văn đi, đến, quản lý và sử dụng con dấu và thực hiện các công việc liên quan đến công tác văn thư.

Chương II

TIẾP NHẬN VÀ XỬ LÝ VĂN BẢN, THÔNG TIN ĐẾN

          Điều 5. Quy trình tiếp nhận và xử lý đăng ký văn bản đến, thông tin đến

1. Tất cả văn bản đến đều phải làm thủ tục tiếp nhận tại văn thư:

a) Văn thư của Văn phòng Tổng hợp (sau đây gọi là Văn thư) có trách nhiệm làm thủ tục tiếp nhận tất cả các văn bản đến của Tổng công ty. Khi nhận văn bản đến phải thực hiện làm thủ tục đăng ký và trình văn bản tới Lãnh đạo Tổng công ty theo quy trình:

- Đăng ký vào số, sổ quản lý công văn đến

- Phân loại văn bản:

+ Văn bản gửi Hội đồng thành viên: Trình Chủ tịch Hội động thành viên

+ Văn bản liên quan đến hoạt động Tổng công ty: trình Tổng giám đốc

+ Văn bản khác( Đảng, Đoàn thể, báo cáo gửi các phòng chức năng): chuyển đến đúng địa chỉ.

+ Văn bản mật: chuyển đến đúng địa chỉ theo quy trình quản lý văn bản mật.

- Trình văn bản lúc 10giờ( đối với văn bản đến buổi sáng) và 15 giờ ( đối với văn bản đến buổi chiều) cùng ngày. Văn bản Khẩn, văn bản hỏa tốc phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được

- Nhận lại văn bản sau khi Chủ tịch Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc hoặc  Phó tổng giám đốc  được phân công xử lý văn bản( trường hợp Tổng giám đốc đi công tác)

- Chuyển toàn bộ văn bản đến Chánh văn phòng Tổng hợp để phân loại, yêu cầu cập nhật trên mạng quản lý văn bản Tổng công ty.

- Văn thư cập nhật văn bản trên mạng quản lý văn bản Tổng công ty, chuyển đến phòng chức năng, cá nhân chịu trách nhiệm xử lý văn bản(ghi rõ ngày, giờ chuyển văn bản, người nhận văn bản ký nhận) trong cùng ngày sau khi Chánh Văn phòng Tổng hợp chuyển văn bản lại cho văn thư xử lý văn bản.

          2. Những văn bản đề rõ "người có tên nhận mới được bóc", Văn thư phải chuyển đến người nhận nguyên cả phong bì.

            3. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác, kịp thời, đúng tiến độ và tuyệt đối giữ gìn bí mật đối với văn bản mật, tuyệt mật.

          Nghiêm cấm việc sao lục, chuyển tải các văn bản đến các tổ chức, cá nhân… với bất cứ mục đích nào khi chưa có sự chuẩn y của các cấp có thẩm quyền của Tổng công ty. Cá nhân vi phạm sẽ phải kiểm điểm, làm rõ trách nhiệm; tuỳ theo mức độ sai phạm, sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

4. Đối với các thông tin nhận được qua điện thoại, truyền miệng, email có liên quan đến công tác chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Tổng công ty hoặc của đơn vị, người tiếp nhận phải ghi lại nội dung, thời gian tiếp nhận, họ tên người truyền đạt và chuyển ngay cho lãnh đạo Tổng công ty, hoặc lãnh đạo phòng xử lý.

5. Quy trình

Điều 6. Trách nhiệm xử lý văn bản đến, thông tin đến

1. Trách nhiệm của Văn phòng Tổng hợp

a) Trách nhiệm của Văn thư Tổng công ty

- Xử lý văn bản đúng quy trình, đúng tiến độ

- Quản lý sổ sách, lưu trữ văn bản đầy đủ, khoa học, đúng quy trình quản lý văn bản, văn bản mật, tuyệt mật

b) Trách nhiệm của Chánh văn phòng Tổng công ty:

          + Yêu cầu cập nhật văn bản đến trên mạng quản lý văn bản;

+ Kiểm tra, đôn đốc việc xử lý, cập nhật kết quả xử lý văn bản đến theo quy trình xử lý văn bản.

- Xử lý các bì thư có đóng dấu “mật”, “tuyệt mật” gửi Tổng công ty và trình cấp có thẩm quyền (Hội đồng thành viên hoặc Tổng giám đốc hoặc tổ chức Đảng);

2. Trách nhiệm của lãnh đạo Tổng công ty:

- Phân công, chỉ đạo xử lý văn bản đúng chức năng, nhiệm vụ, đúng tiến độ quy trình ;

3. Trách nhiệm của phòng chức năng:

- Xử lý văn bản theo chỉ đạo của Lãnh đạo Tổng công ty và yêu cầu của văn bản,

- Xử lý văn bản đúng tiến độ, đúng quy trình;

- Lập hồ sơ công việc liên quan đến xử lý văn bản;

- Chủ trì phối hợp với các phòng chức năng khác xử lý những văn bản liên quan đến nhiều đơn vị hoặc phối hợp xử lý theo yêu cầu  của phòng chức năng chủ trì, xử lý văn bản;

- Phòng chức năng, cá nhân không được xử lý những văn bản đến chưa được đăng ký tại văn thư;

- Kiểm tra đôn đốc việc xử lý văn bản đến, lập hồ sơ công việc

Điều 7. Thời hạn xử lý văn bản đến

- Thực hiện theo yêu cầu của văn bản đến hoặc theo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Tổng công ty.

- Trường hợp văn bản không có hạn định xử lý, cán bộ xử lý văn bản có trách nhiệm xử lý văn bản trong 5 ngày làm việc kể từ ngày phòng ký nhận văn bản tại sổ giao nhận văn bản , trường hợp cần kéo thời gian xử lý nhiều hơn 5 ngày làm việc cán bộ xử lý văn bản phải báo cáo trưởng phòng.

Chương III

QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, SOẠN THẢO VĂN BẢN

Điều 8.  Hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

        1. Các văn bản hành chính bao gồm: nghị quyết, quyết định, quy chế(qui định), thông báo, chương trình, kế hoạch, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, giấy chứng nhận, giấy nghỉ phép, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển.

2. Hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định của pháp luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật, Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 về công tác văn thư và Thông tư liên tịch 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 6/5/2005 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Phông chữ dùng trong các văn bản là phông chữ Times New Roman (mã Unicode).

Điều 9. Soạn thảo văn bản

1.     Phân loại văn bản:

Văn bản bao gồm các loại văn bản qui định tại khoản 1 Điều 8 quy chế này, được phân loại theo thẩm quyền ban hành văn bản(Chủ tịch Hội đồng thành viên; Tổng giám đốc hoặc Phó Tổng giám đốc ban hành theo phân công ủy quyền; Trưởng phòng ban hành văn bản theo chỉ đạo của Tổng giám đốc để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của phòng).

          2. Soạn thảo văn bản :

          a) Căn cứ loại, tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Chủ tịch Hội đồng  thành viên , Tổng giám đốc giao nhiệm vụ cho đơn vị, cá nhân hoặc một nhóm soạn thảo;

          b)  Trưởng phòng hoặc trưởng nhóm chủ trì soạn thảo có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

          - Xác định hình thức, nội dung và độ Mật, độ Khẩn , tiến độ của văn bản cần soạn thảo;

          - Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;

          - Soạn thảo văn bản hoặc phân công cán bộ chuyên môn, nghiệp vụ soạn thảo  văn bản theo đề cương, nội dung, mục tiêu văn bản:

          - Tổ chức lấy ý kiến, góp ý, tổng hợp ý kiến thông qua hình thức họp, văn bản, email theo quy định đối với thể thức văn bản.

          - Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan;

          - Bản thảo phải theo mẫu quy định, bảo đảm sạch, rõ ràng, dễ đọc, đúng thể thức văn bản.

          - Lập hồ sơ soạn thảo văn bản gồm các bản thảo trình ký, tổng hợp ý kiến góp ý, sửa đổi bổ sung thay thế, sửa chữa ( ghi rõ thời gian) trong thời gian 6 tháng kể từ ngày ban hành văn bản.

c)  Cá nhân soạn thảo văn bản phải thực hiện

- Soạn thảo văn bản đúng nội dung, mục tiêu, đề cương, tiến độ văn bản.

- Thu thập xử lý thông tin có liên quan

- Chịu trách về nội dung dự thảo trong phạm vi năng lực hiểu biết pháp luật, chuyên môn, nghiệp vụ. Trường hợp yêu cầu xử lý văn bản vượt quá năng lực chuyên môn, nghiệp vụ phải báo cáo với Trưởng phòng hoặc trưởng nhóm chủ trì soạn thảo để thay thế hoặc bổ sung nhân lực phù hợp.

- Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng, trưởng nhóm chủ trì soạn thảo về nội dung văn bản.

- Lưu giữ hồ sơ soạn thảo văn bản.

d) Trưởng phòng, trưởng nhóm soạn thảo phải ký nháy trước khi trình câp có thẩm quyền ký văn bản.

đ) Người ký văn bản chịu trách nhiệm cá nhân về nội dung văn bản, thẩm quyền ký văn bản

Chương IV

THẨM QUYỀN KÝ VĂN BẢN

Điều 10.  Thẩm quyền ban hành văn bản của Chủ tịch Hội đồng Thành viên

 Chủ tịch thay mặt Hội đồng thành viên ký các nghị quyết, quyết định, văn bản khác  thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng thành viên được quy định tại Điều 17 và Điều 21 Điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty.

Điều 11.  Thẩm quyền ban hành của Tổng giám đốc, Các Phó Tổng giám đốc

1. Tổng Giám đốc ký các văn bản, quyết định, chỉ thị, Hợp đồng, giấy tờ tài liệu khác thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Tổng giám đốc quy định tại Điều 27 Điều lệ Tổ chức và hoạt động của Tổng công ty.

2. Phó Tổng Giám đốc ký các văn bản, quyết định, chỉ thị, hợp đồng, giấy tờ tài liệu khác theo phân công, uỷ quyền của Tổng Giám đốc.

Điều 12. Thẩm quyền ban hành văn bản của Chánh Văn phòng Tổng hợp, Trưởng phòng chức năng Tổng công ty

1.Chánh Văn phòng Tổng hợp, Trưởng phòng chức năng hoặc cấp Phó Trưởng phòng thực hiện nhiệm vụ được Chánh văn phòng, Trưởng phòng phân công có thẩm quyền ban hành văn bản thừa lệnh Tổng Giám đốc để giải quyết công việc theo chỉ đạo của Tổng Giám đốc và thuộc chức năng nhiệm vụ của phòng.

- Thông báo nội bộ trong cơ quan Tổng công ty về công việc phòng được phân công chủ trì.

- Ký chứng từ đề nghị thanh toán, tạm ứng.

2. Chánh Văn phòng Tổng hợp được ủy quyền ban hành văn bản: giấy giới thiệu cho cán bộ, chuyên viên, nhân viên của Tổng công ty làm việc với cơ quan hữu quan để giải quyết công việc thuộc nhiệm vụ được phân công. Giấy giới thiệu phải ghi rõ nội dung công tác và phải đăng ký vào sổ tại Văn phòng Tổng hợp.

- Sao y bản chính các loại văn bản, tài liệu của Tổng công ty ( đối với công việc xuất nhập khẩu, ký các chứng từ liên quan sẽ do người được cơ quan hữu quan quản lý xuất nhập khẩu chấp nhận thẩm quyền ký sao y theo quy định)

- Xác nhận hồ sơ lý lịch của cán bộ, chuyên viên, nhân viên thuộc thẩm quyền quản lý của Tổng công ty;

- Xác nhận giấy xin cấp hộ chiếu, sau khi đã có Quyết định của Tổng Giám đốc cử cán bộ, chuyên viên đi công tác, học tập nghiên cứu, khảo sát ở nước ngoài;

- Xác nhận quá trình công tác, quá trình lương của cán bộ, chuyên viên, nhân viên cơ quan Tổng công ty.

3. Kế toán trưởng, Trưởng phòng Tài chính Kế toán được ủy quyền ban hành văn bản:

- Văn bản xác nhận công nợ,

- Văn bản chứng từ liên quan đến công tác tài chính, kế toán trong nội bộ Tổng công ty.

-  Văn bản thông báo cho cơ quan, cá nhân có liên quan đến tài sản thuộc Tổng công ty quản lý; Văn bản và các giấy tờ liên quan đến công tác tài vụ, Ngân hàng, kho bạc, công nợ.

Chương V

PHÁT HÀNH, QUẢN LÝ VĂN BẢN

Điều 13. Phát hành văn bản

1. Văn bản sau khi được cấp có thẩm quyền ký, người chịu trách nhiệm trình ký chuyển văn bản đã được  ký ban hành đến văn thư để phát hành văn bản theo qui trình.

2. Đóng dấu văn bản:

a) Người đóng dấu kiểm tra chữ ký, nhân bản và đóng dấu.

b) Các hình thức đóng dấu:

- Đóng dấu lên chữ ký của người có thẩm quyền: phải trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái, ngay ngắn, rõ ràng, đúng chiều;

- Đóng dấu các phụ lục kèm theo văn bản (nếu có): đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tên phụ lục;

- Đóng dấu giáp lai đối với các loại văn bản ban hành kèm theo quyết định của Lãnh đạo Tổng công ty; các quyết định của Tổng công ty phê duyệt các dự án đầu tư, đề tài nghiên cứu khoa học, quyết toán tài chính và các văn bản khác: đóng ở mép phải của văn bản;

- Đóng dấu treo đối với các báo cáo của Tổng công ty phục vụ hội họp; thư công của Lãnh đạo Tổng công ty; văn bản ngoại giao theo quy định; các tài liệu khác theo yêu cầu của lãnh đạo Tổng công ty: đóng ở dưới tên cơ quan;

- Đóng dấu nổi trên các loại thẻ, giấy tờ theo quy định của việc ban hành các loại thẻ và giấy tờ cụ thể;

- Đóng dấu độ khẩn, mật và dấu văn thư khác theo quy định của pháp luật.

c) Trường hợp phải xác nhận chữ ký, Chánh Văn phòng Tổng hợp xác nhận và đóng  dấu.

3. Đăng ký vào số văn bản đi

4. Lưu văn bản

5. Thời hạn phát hành văn bản:

- Văn bản đi sau khi thực hiện đúng đủ quy trình quản lý văn bản đi, văn thư phải chuyển phát ngay trong ngày hoặc chậm nhất là vào ngày làm việc kế tiếp. Văn bản Khẩn phải chuyển phát ngay sau đăng ký vào sổ quản lý văn bản đi.

- Văn thư chịu trách nhiệm chính về việc phát hành văn bản, các cán bộ phòng theo sự phân công của Trưởng phòng phối hợp với văn thư để đảm bảo nhân bản  văn bản gửi đến đúng địa chỉ, nơi nhận.

6. Hình thức phát hành văn bản:

+ Việc đăng ký văn bản phát hành, làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi thực hiện theo hướng dẫn của Cục Văn thư và lưu trữ nhà nước.

+  Khi các đơn vị, cá nhân nhận văn bản tại Văn phòng Tổng hợp phải ký nhận vào sổ theo dõi của văn thư.

+ Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận qua fax hoặc qua mạng Internet để thông tin nhanh nhưng bản chính vẫn phải phát hành theo đường văn thư.

Điều 14. Lưu văn bản đi

          1. Mỗi văn bản đi phải lưu 02 bản chính: 01 bản lưu tại văn thư Tổng công ty, 01 bản lưu ở hồ sơ của đơn vị giải quyết văn bản. Bản lưu tại văn thư Tổng công ty phải là bản có chữ ký nháy của Trưởng phòng, Trưởng nhóm chủ trì soạn thảo văn bản.

2. Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

            Điều 15. Sao văn bản

          1. Các hình thức sao văn bản gồm: "Sao y bản chính",  "Trích sao" và "Sao lục":

          a) "Sao y bản chính" là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính;

          b) "Sao lục" là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định.

          c) "Trích sao" là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính.

          2. Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục có giá trị pháp lý như bản chính.

          3. Bản sao photocopy có dấu và chữ ký của văn bản chính chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.

Chương V

CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Điều 16. Lập hồ sơ

1. Hàng năm cán bộ, chuyên viên, nhân viên trong các phòng, ban có trách nhiệm lập hồ sơ công việc theo quy định của Pháp lệnh Lưu trữ và Nghị định 110/2004/NĐ-CP.

2. Trưởng phòng có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy định của pháp luật lưu trữ tại phòng  mình và thường  xuyên đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ.

Điều 17. Lưu trữ hồ sơ và quản lý và khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ

a) Lập danh mục hồ sơ hàng năm của đơn vị trình Tổng giám đốc phê duyệt; thu nhận hồ sơ của các cá nhân, phòng, đơn vị theo danh mục hồ sơ đã duyệt;

b) Lập danh mục hồ sơ hàng năm, thu nhận hồ sơ của các cá nhân, phòng, đơn vị theo danh mục hồ sơ ;

c) Tổng giám đốc thành lập Hội đồng đánh giá giá trị tài liệu hàng năm để tiêu hủy, những tài liệu hết giá trị và xác định hồ sơ tài liệu nộp lưu trữ theo quy định.

Chương VI

CUNG CẤP THÔNG TIN CHO BÁO CHÍ

Điều 18. Cung cấp thông tin cho báo chí

1. Phó tổng giám đốc phụ trách thông tin báo chí, Chánh Văn phòng Tổng hợp và Trưởng phòng Thị trường Kinh doanh Tổng công ty được cung cấp văn bản, tài liệu, thông tin của Tổng công ty cho các cơ quan và báo chí theo quy định của pháp luật và của Tổng công ty; chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Tổng công ty, trước pháp luật về việc cung cấp văn bản, tài liệu, thông tin đó.

2. Trưởng phòng thuộc Tổng công ty được cung cấp văn bản, tài liệu, thông tin thuộc phạm vi quản lý của phòng cho các cơ quan và báo chí theo yêu cầu của Tổng giám đốc hoặc đề nghị của Phó tổng giám đốc phụ trách thông tin báo chí , Chánh Văn phòng Tổng hợp, Trưởng phòng Thị trường Kinh doanh và chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Tổng công ty, trước pháp luật về việc cung cấp văn bản, tài liệu, thông tin đó.

Chương VII

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 19. Các phòng chức năng

Chánh Văn phòng Tổng hợp, Trưởng phòng chức năng có trách nhiệm phổ biến Quy định này đến toàn thể cán bộ, chuyên viên, nhân viên của phòng; tổ chức thực hiện Quy định; thường xuyên kiểm tra, rút kinh nghiệm và kịp thời khắc phục những việc làm chưa đúng Quy định; tiếp thu và tổng hợp các kiến nghị sửa đổi, bổ sung và đề xuất với Tổng giám đốc hoàn thiện Quy định.

Điều 20. Khen thưởng và kỷ luật

Việc thực hiện Quy định này là một căn cứ để tính điểm thi đua và xét khen thưởng theo Quy định khen thưởng của Tổng công ty.  Những phòng chức năng, cá nhân không chấp hành Quy định phải kiểm điểm, làm rõ trách nhiệm; tuỳ theo mức độ sai phạm, sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Điều 21. Bổ sung, sửa đổi Quy chế

Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, phòng chức năng  kịp thời phát hiện và đề xuất, báo cáo Tổng công ty (qua Văn phòng Tổng hợp) những điểm chưa phù hợp để sửa đổi, bổ sung kịp thời.

Điều 22. Quy định này có hiệu lực kể từ ngày          tháng     năm 2011. Trường hợp việc soạn thảo, phát hành, quản lý văn bản không được qui định trong quy chế này thì được áp dụng theo  Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.