1- Chức trách: Là viên chức nghiệp vụ chịu trách nhiệm thực hiện các công việc có mức độ ít phức tạp thuộc lĩnh vực quản trị văn phòng, nhân sự, có nhiệm vụ:
 - Tổ chức thực hiện công việc được giao theo đúng quy định.
 - Quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu, công văn, con dấu…theo đúng quy định.
 - Phối hợp với các viên chức trong đơn vị để thực hiện công việc.
 - Báo cáo kết quả và đề xuất các biện pháp để thực hiện công việc được giao.
 - Chịu sự chỉ đạo về nghiệp vụ của viên chức nghiệp vụ cùng lĩnh vực ở ngạch cao hơn.

2- Hiểu biết:
- Nắm được các nguyên tắc, chế độ, thủ tục hành chính theo quy định của Nhà nước và của đơn vị về công tác văn thư - lưu trữ.
- Nắm được các nguyên tắc, thủ tục hành chính, quy trình luân chuyển, thể lệ và tính pháp quy của các loại công văn giấy tờ, tài liệu. - Nắm được các kiến thức và phương pháp thực hiện công tác văn thư - lưu trữ trong doanh nghiệp.
- Hiểu được cơ cấu tổ chức & bộ máy quản lý của đơn vị.

3- Làm được: Làm được các công việc theo đúng chức trách:
 - Quản lý và sử dụng con dấu, các loại giấy tờ, tài liệu theo đúng quy định.
 - Thực hiện việc giao nhận, luân chuyển công văn chính xác, kịp thời.
 - Thực hiện đầy đủ, đúng các quy định bảo mật của công tác văn thư – lưu trữ.
 - Kiểm tra thể thức văn bản, báo cáo lãnh đạo về các văn bản sai thể thức.
 - Vào sổ văn bản đến & đi, đóng dấu, quản lý các văn bản theo đúng quy định.
 - Có thái độ văn minh, lịch sự trong giao tiếp
 - Phối hợp thực hiện tốt công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo quy định
 - Soạn thảo được các văn bản, báo cáo theo nhiệm vụ được giao.

4- Yêu cầu trình độ:
 - Tốt nghiệp trung cấp văn thư – lưu trữ. Nếu thuộc các chuyên ngành khác phải qua lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư - lưu trữ từ 3 tháng trở lên.
 - Sử dụng được các công cụ tin học phục vụ công tác chuyên môn.